По умолчанию организатор разрешает публикацию дипломов, благодарственных писем и иных наградных документов, если в самом наградном документе отсутствует надпись о запрете, например: «персональное приглашение, не подлежащее публичному разглашению». Однако правообладатель оставляет за собой право запрета в любое время без объяснения причин.
Европейская ассоциация культуры (ЕАК) является законным правообладателем зарегистрированного товарного знака, что подтверждается свидетельством Роспатента № 1115015, и использование данного знака без письменного разрешения Ассоциации строго запрещено. Все награды, дипломы, медали, статуэтки, сертификаты, знаки отличия, а также их макеты, изображения, описания и любые иные материалы, созданные в рамках проектов ЕАК и содержащие логотипы или фирменную символику Ассоциации, являются исключительной интеллектуальной собственностью правообладателя (ЕАК).
При этом организатор и правообладатель имеет безусловное право запретить использование любых из перечисленных элементов (включая их полные копии, фрагменты, отдельные детали и производные работы) по своему единоличному решению, без объяснения причин, без предварительного уведомления и без выплаты какой-либо компенсации, причём данный запрет сохраняет силу даже после вручения соответствующей награды участнику или партнёру и распространяется на все виды использования, включая публикацию в СМИ, интернете, социальных сетях, рекламных и презентационных материалах, а также любое коммерческое или некоммерческое воспроизведение. Любое копирование, распространение, модификация, публичный показ, размещение в цифровой среде или иное использование указанных объектов без заключения отдельного лицензионного договора с ЕАК, а также вопреки прямому запрету правообладателя, является нарушением авторских, смежных и иных интеллектуальных прав и влечёт за собой ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, включая возмещение убытков и выплату компенсации. Факт участия в проекте или получения награды ни при каких обстоятельствах не передаёт участнику, партнёру или третьим лицам никаких имущественных или неимущественных прав на дизайн, символику, форму и содержимое наград и сопутствующих материалов, которые остаются исключительной собственностью ЕАК на неограниченный срок. В случае выявления фактов подделки наградных документов (дипломов, сертификатов, удостоверений, бланков благодарностей), а также внесения в них любых изменений (исправлений, дописок, замены текста, вставки посторонних изображений или печатей), о которых организационный комитет или правообладатель не были поставлены в известность и которые не были согласованы с ЕАК в письменном виде, ответственность за такие действия несёт непосредственно лицо, осуществившее подделку или внесшее изменения, либо лицо, по чьей инициативе или заказу они были произведены. В отношении такого лица наступает полный и безусловный запрет на использование любых материалов, содержащих символику и логотипы ЕАК, а также всех наградных элементов, упомянутых выше, при этом все ранее выданные документы и награды считаются аннулированными с момента совершения нарушения. Кроме того, ЕАК оставляет за собой право передать все материалы о выявленном факте подделки, фальсификации или несанкционированного изменения документов в соответствующие правоохранительные и надзорные органы для привлечения виновных к ответственности, включая уголовно-правовую, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Подавая заявку на участие в любом мероприятии (конкурсе, фестивале, концерте, церемонии награждения или ином событии), организуемом или проводимом при участии Европейской ассоциации культуры (ЕАК), заявитель (исполнитель, участник, коллектив, продюсер, педагог или иное уполномоченное лицо) автоматически подтверждает своё полное согласие с тем, что организатор (ЕАК) и правообладатель не несут ответственности за правомерность использования любых музыкальных произведений, фонограмм, аудиовизуальных материалов, а также иных объектов авторских и смежных прав, которые исполняются, транслируются, демонстрируются или иным образом используются участником в рамках мероприятия, при этом организатор не проверяет законность использования музыкального материала, а также наличие и соответствие лицензий, договоров или соглашений, заключённых с Российским авторским обществом (РАО) и Всероссийской организацией интеллектуальной собственности (ВОИС), и вся ответственность за законность использования указанного музыкального материала, включая, но не ограничиваясь: получение всех необходимых разрешений от авторов, композиторов, исполнителей, издателей и иных правообладателей, а также заключение и соблюдение условий лицензионных договоров или соглашений с РАО и ВОИС (включая выплату авторских вознаграждений, роялти и иных отчислений), возлагается исключительно на исполнителя/заявителя либо на любое другое лицо, которое является его законным представителем (родитель, опекун, руководитель коллектива, педагог, агент, менеджер или доверенное лицо), при этом подавая заявку, заявитель гарантирует, что все используемые им музыкальные материалы не нарушают прав третьих лиц, и принимает на себя полную имущественную и иную юридическую ответственность за любые претензии, иски, штрафы или судебные разбирательства, которые могут возникнуть у РАО, ВОИС или иных правообладателей в связи с участием в мероприятии ЕАК, а в случае предъявления каких-либо претензий к ЕАК со стороны РАО, ВОИС или третьих лиц по факту несанкционированного использования музыкального материала участником, именно заявитель/исполнитель обязуется самостоятельно и за свой счёт урегулировать все такие претензии и освободить ЕАК от любых расходов, включая судебные издержки и компенсации, при этом организатор оставляет за собой право отказать в участии в мероприятии или исключить участника из программы в любое время, если будет установлено, что заявителем не получены необходимые разрешения на использование музыкального материала, и никакие ранее уплаченные взносы или сборы в таком случае не возвращаются.